Si vous avez déjà un tchat qui nous convient, il préférable de le garder ;-) Garder vos habitudes vous économisera toujours de l'énergie. Vous pouvez alors articuler votre tchat et votre wiki, voici quelques astuces :
des liens dans les 2 sens :
votre wiki doit rappeler le lien vers votre tchat (menu, page d'accueil, espace dédié aux outils à vous de voir)
et inversement votre tchat doit rappeler le lien du wiki (souvent les entêtes des canaux permettent de mettre des liens utiles)
une symétrie de dénominations voire d'organisation : si vous avez des groupes de travail, commissions, cercles ... le top c'est qu'ils aient le même découpage, le même nom dans le wiki et dans le tchat
un cadre commun clair sur qu'est-ce qui se range où et qui s'en charge. Un tchat sert à discuter (à vous d'affiner et expliciter ce que vous voulez précisement en faire) mais les infos s'y perdent dans le flux. Donc le wiki peut servir à ranger au fur et à mesure les infos qu'on peut avoir besoin de retrouver : document, contact, décision, RDV ... Encore faut-il avoir les espaces prévus sur le wiki pour ranger ça (si c'est un moment de ranger une info en 2 minutes que je dois inventer la section où la mettre je risque de renoncer). Et en attendant que ce soit un réflexe pour toustes, peut-être faut-il un rôle dédié à cet "attrapage d'infos" sur le tchat pour les ranger sur le wiki. Petit à petit la règle peut être : je range moi-même mon info sur le wiki et je fais une annonce sur le tchat pour dire "ah au fait y a telle nouveauté par ici > lien wiki" ;-)
Vous n'avez pas encore de tchat
Vérifions le besoin !
Si vous n'avez pas encore de tchat voici les questions à se poser :
quel est le besoin derrière celui de tchat : surement discuter et baisser le nombre de mails. Mais encore ? Sur quoi vont porter ces discussions ? Quel périmètre d'équipe y sera invité ? Avez-vous besoin de sous-groupes, de canaux spécifiques ? Voire des discussions à deux ? Souhaitez-vous des notifications mails (même si vous vouliez en recevoir moins !) ? Imaginez-vous des échanges synchrones ou aussi de l'asynchrone ? Plus vous serez précis·es dans la définition de ce besoin mieux ça roulera ensuite pour le choix de l'outil et surtout sa configuration et son animation.
votre public : à quel point est-il connecté ? est-il pluri-impliqué et donc déjà sur plusieurs tchats différents ? à quel point est-il en demande de ce tchat ? Un tchat nécessite une connexion régulière : si les gens n'y vont pas réglièrement soit il ne s'y passe rien (et les rares qui y allaient perdent l'envie), soit les moins connecté·es se sentent noyé·es.
une communication à plusieurs vitesses ? Si vos publics n'ont pas les mêmes besoins, les mêmes fréquences de connexion ou tout simplement les mêmes niveaux d'implication (totalement normal > en savoir plus), vous pouvez imaginer des communications adaptées : le tchat pour certain·es, les mails ou sms pour d'autres ... Et c'est le wiki qui fera le lien ! Parce que le wiki, comme gare centrale, vous permettra de centraliser les informations en un seul espace et de renvoyer toutes vos communications vers ce point ;-)
vos capacités d'animation
Les options techniques (non-exhaustives !)
logiciel libre mattermost que vous pouvez héberger ou compter sur framasoft qui propose framateam
Une astuce pour vos membres qui sont sur plusieurs tchats (parce que dans plusieurs collectifs) : des outils comme Rambox permettent de rassembler tous nos outils conversationnels au même endroit pour les gérer plus facilement ... mais aussi les couper quand le bruit du monde est trop fort !
Une fois votre tchat choisi, vous pouvez revenir aux astuces du début de cet article pour articuler tchat et wiki ;-)
